Бухгалтерские книги: парадокс мнения о цифровых документах

Цифровые технологии сегодня неизбежны и их следует рассматривать как нечто положительное, но для чего нужны определенные правила. Вся мировая система сейчас движется к цифре, юридическую ценность имеют все документы с подписями в цифровом формате. Однако среди налоговых консультантов и бухгалтеров есть еще такие, кто предпочитает бумагу, а информационные технологии считает бюрократической изюминкой.

Правила формирования и распечатки бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы должны храниться в зависимости от их характера. Но распечатка цифрового документа равносильна утрате его характеристик, а следовательно, и юридической силы. Его можно модифицировать, поэтому цифровой документ должен быть правильно сформирован. Это достигается с помощью инструментов, гарантирующих его достоверность.

Все документы должны быть проверены с помощью средств их сохранения. Цифровая технология гарантирует прозрачность и безопасность, если она хорошо реализована в соответствии с техническими правилами и налоговыми указами. Цифровые документы должны являться гарантией не только для профессионала, но и для налогоплательщика.

Ошибки, которых следует избегать

Хранение бухгалтерских записей может быть бумажным или электронным. Бухгалтер отправляет PDF-файлы или составляет реестры компании или специалисту, которые могут сохранить их в электронном формате или распечатать.

В случае проверок приходится предоставлять все документы о деятельности прошлых лет. Эти документы должны храниться в течение десяти лет с даты последней регистрации в гражданско-правовом контексте. Управление корпоративными книгами является ответственностью компании. К ним относятся:

• книги акционерных обществ;
• книги членов консорциума;
• книги решений совета директоров;
• протоколы собраний.

Эти книги должны быть одобрены компанией и оставаться на месте. Корпоративные книги можно запросить у бухгалтера в цифровом формате или приобрести в магазинах канцтоваров, периодически обновляя их и заверив их подлинность, чтобы в случае проверок избежать штрафов. Даже если это не является обязательным, лучше периодически обновлять реестр акционеров, книги компаний и протоколы внутренних органов.